Ata é um tipo de texto que tem um objetivo muito simples, relatar todos os tópicos abordados em uma reunião, convenção ou assembleia, seja ela de qualquer tipo ou natureza. A ata, porém, não é qualquer documento que relata o que foi discutido em uma reunião, possui algumas características específicas que veremos mais adiante. Além disso, se escreve na ata não só os tópicos abordados, mas as ocorrências, deliberações, decisões e resoluções, e tudo isso precisa estar bem detalhado para haver o mínimo possível de mal entendimento.
Características da Ata
Uma ata, normalmente, é um documento oficial que não pode ter nenhuma mudança após ser redigido, por isso não costuma-se usar espaçamentos nem parágrafos neste tipo de texto, além de tudo, o livro ou caderno de atas tem margens em ambos os lados, e caso a ata seja digital, o arquivo tem que ser salvo em um tipo que não pode ser mais editado. Números só podem ser escritos por extenso e não é permitido o uso de abreviações ou siglas. Na estrutura da ata é preciso ter as seguintes partes:
- Data, horário, local e objetivo da reunião, assembleia ou convenção.
- Convocação: se a reunião é ordinária ou extraordinária.
- Nome de quem está presidindo a reunião e de quem a está secretariando.
- Corpo do texto com o relato detalhado da reunião
- Presentes: seja o nome, uma indicação ou apenas o número de presentes.
- Encerramento.
Em alguns casos a ata é assinada por todos os presentes para confirmar que o que foi redigido está de acordo com o que foi discutido na reunião. Esta prática, porém, não é obrigatória para uma ata. Reuniões menores, como a de condomínio, não precisam, necessariamente, deste recurso.